Quando as demandas estão fora de controle, o que fazer?

terça-feira, setembro 14, 2010 , 0 Comments

pilha_de-papel_(processo)[1]

Seja na sua vida pessoal, seja na empresa você deve passar por uma enxurrada de demandas/solicitações de parentes, amigos, clientes e do seu chefe. Demandas essas que podem vir de diversos canais:

- Por voz, em pé ao seu lado, o preferido pelos clientes.

- Por voz, pelo telefone, o preferido dos “distantes”.

- Por e-mail, o preferido do meio corporativo organizado. O problema é que normalmente o e-mail é seguido de uma ligação.

E qual o problema disso tudo os diversos canais de chegadas das demandas, juntamente com a falta de clareza nas mesmas e a falta de classificação do mesmo, acaba jogando a sua produtividade pro chão.

Bem, chegamos à raiz do problema, como criar um processo para organizar o recebimento das demandas? Como informar quem solicitou o status da demanda e com quem a mesma está para ser executada? E principalmente, como classificar as demandas, saber da onde elas são solicitadas, de que setor especifico da sua vida estão vindo aquela enxurrada de problemas, digo demandas.

A solução para isso, uma caixa de entrada única. Como assim Rudolfh? Bem, simples assim, você tem que convergir todas as suas solicitações para uma entrada única. Uma sugestão seria um software de gerenciamento de demandas.

Onde todos cadastrariam as demandas para você e poderiam ver o status das mesmas. Claro, não precisa ser um software, mas se for de uma forma escrita, seria o melhor. Por exemplo, só receber solicitações por e-mail, se alguém vier para o seu pé, peça que envie um e-mail e use-o para gerenciar tudo num só lugar.

Vamos dizer que você recebeu uma ligação e não tem como a pessoa, te encaminhar a solicitação por escrito. Então escreva você mesmo e mantenha o processo.

Solicitar -> Colocar na fila -> Resolver -> Reportar a solução

No meu caso, vou desenvolver uma aplicação web, o mais simples possível, para resolver o problema de TI, de um cliente especifico.

A melhor forma de fazer conseguir que um processo seja feito é colocá-lo num sistema e claro, conseguir que seus clientes o usem e sigam o processo naturalmente.

Rudolfh Bantim (Quando não se sabe da onde vem o problema, não se sabe para onde vai a solução)

Rudolfh Bantim

Consultor QlikView e Blogueiro de tecnologia.

0 comentários: